Курсы секретаря в Магадане

1. Нормативно-правовая база

• Когда документ имеет юридическую силу. Каким именно документам должно подчиняться ваше предприятие.
• Кто осуществляет регулирование делопроизводства.Что обязательно должно быть в приказе о назначении ответственного за делопроизводство.Как разработка политики по управлению документами помогает избежать путаницы.
• Как предотвратить нарушения при организации управления документами: где и почему «зависают» документы. Какие существуют требования к оформлению документов. Обязательные реквизиты. Какие шрифты нельзя использовать в документах. Изображение какого герба воспроизводить на бланке, согласно ГОСТ. 
• Зачем указывать место издания документа. Как происходит согласование документа. Какую дату поступления документа указывать, чтобы избежать просрочек.

• Практика: разрабатываем или перерабатываем бланк письма организации. Разрабатываем бланк указания. Определяем документы организации, подлежащие утверждению и требующие печати. 

2. Организационно-распорядительная документация. Деловая переписка

• Зачем нужно классифицировать деловые документы. В каком случае разрабатываются и утверждаются новые организационные документы.

• Как избежать ошибок при оформлении организационных документов.Какие формулировки обязательно нужно использовать в организационных документах.

• Положение, инструкция, регламент, штатное расписание, структура и штатная численность, правила трудового распорядка.

• Этапы подготовки распорядительных документов. Как избежать длительного согласования. Приказы по основным видам деятельности.

• Для чего нужно соблюдать сроки хранения приказов. Чем приказ отличается от распоряжения. Иные виды документов: представление, отчет, донесение, договор, план, рапорт, перечень, протокол, акт, справка, служебное письмо и т.д.

• Каковы функции внутренней переписки. Избегаем лишних оборотов при оформлении документов внутренней переписки.С чего начать текст личной справки. Как оформить протокол собрания трудового коллектива, повестку дня, объяснительную записку.

• Как оформить деловое письмо, чтобы эффективно донести смысл до адресата. Как поступить, если письмо сложное и важное. Как обращаться с терминами в деловой переписке.

• Этикет делового письма. Какие фразы использовать.Язык и стиль делового письма. Как обеспечить организацию быстрого поиска деловых писем.

• Практика: разрабатываем инструкцию по делопроизводству. Готовим приказ по основной деятельности о проведении обучения. Оформляем указание о подготовке графика отпусков. Готовим служебную записку. Составляем акт работы комиссии. Пишем письмо о поставке и гарантии товара. Избегаем частых ошибок при составлении документов. 

 3. Организация эффективного документооборота

• Способы и организация приема и отправки документов. Оптимальные маршруты движения документов в организации. Формы регистрации документов. Отличие регистрации от учета документов.

• Организация работы с документами внутренней переписки.

• Организация контроля исполнения документов и поручений.

• Управление рисками как способ их минимизации и повышения эффективности в работе с документами.

•  – Практика оформления журналов регистрации документов.

4. Разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления

• Общая характеристика документов.

• Порядок разработки, утверждения и введения в действие.

• Виды, общая характеристика, назначение документов. Значение раздела «Термины и определения».

•  – Практика разработки локальных актов.

 5. Вопросы внедрения электронного документооборота в организации

• Критерии готовности предприятия к внедрению СЭД.

• Роль предпроектного обследования организации делопроизводства предприятия.

• Проблемы этапов внедрения системы электронного документооборота.

• – Как выбрать СЭД. Примеры систем. Разбор систем электронного документооборота на примере программы Директум.

6. Основы кадрового делопроизводства

• Классификация кадровых документов. Виды кадровых документов: штатное расписание, заявление, приказ, трудовой договор, должностная инструкция и т.д.

• Поэтапные процедуры оформления приема и увольнения сотрудников. Типичные ошибки документирования процедур приема и увольнения.

• Документирование предоставления отпусков работникам. График отпусков.

• Трудовая книжка работника: учет, правила внесения записей. Обеспечение сохранности трудовых книжек.

• Личная карточка работника:

•  Практика – Обязательность заполнения.

– Внесение записей в периоды работы. Учет и хранение личных карточек.

– Практика заполнения кадровых документов.

 7. Систематизация документов и организация их хранения. Архив

• Основные признаки формирования дел.

• Требования к составлению номенклатуры дел, определение сроков хранения документов.

• Включение электронных документов в номенклатуру дел.

• Организация текущего хранения документов.

• Подготовка и обработка дел к передаче на архивное хранение.

• – Практика разработки номенклатуры дел.

8. Секретарь в структуре управления

• Роль секретаря – помощника руководителя, как участника процесса документационного обеспечения управления предприятием.

• Функции и должностные обязанности секретаря.

• Деловые и личностные характеристики современного секретаря.

• Имидж секретаря, соответствующий имиджу организации.

• Техническое оснащение и организация рабочего места в приемной.

• Рациональное планирование рабочего времени секретаря.

• Совершенствование взаимодействия руководителя и секретаря за счет участия в планировании, рациональном распределении рабочего времени руководителя и расстановки приоритетов.

 9. Подготовка и проведение коллегиальных мероприятий и переговоров

• Организация переговоров и деловых приемов. Протокол деловых встреч и переговоров. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий.

• Технология общения с иностранными партнерами: программа пребывания иностранной делегации.

• Подготовка помещения для проведения переговоров, встреча в аэропорту, рассадка в автомобиле, размещение в гостинице.

• Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя. Приказ о служебной командировке, служебное задание, командировочное удостоверение.

• Подготовка и порядок проведения коллегиальных мероприятий. Оперативные совещания. Документирование решений коллегиальных мероприятия.

 10. Организация личных приемов руководителя

• Правила организации приема посетителей. Порядок записи на прием. Подготовка к приему и его проведение.

• Документирование результатов личного приема.

• Правила сервировки чайного стола.

• Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений. Основы эргономики офиса и флористики.

 11. Деловое общение. Основы конфликтологии, стресс-менеджмента

• Конфликтология. Управление организационным конфликтом. Виды, причины, стадии развития конфликта. Стили поведения в конфликте. Этапы разрешения и способы урегулирования конфликта. Методы профилактики конфликтов.

• Стресс-менеджмент. Причины и симптомы стрессового напряжения. Способы сохранения и восстановления эмоционального равновесия и работоспособности. Антистресс-профилактика.

• Условия переговорного процесса. Стратегии ведения переговоров. Анализ эффективности основных стратегий ведения переговоров.

• Инструменты тайм-менеджмента.

• Подготовка и планирование переговоров. Анализ факторов ситуации и поведения участников.

• Правила разработки сценария переговоров. Этапы переговорного процесса.

• Эмоциональная составляющая в переговорах.

•  - Практика Конструктивное поведение. Противодействие неконструктивному поведению.

За две недели – 5%

За четыре недели – 10%

За второго человека – 15%

За третьего – 20%

За четвертого – 25%